Notre engagement envers nos conseillers, nos fournisseurs d’assurance, nos clients et employés

Cabinet de Services financiers Roger Leduc Inc. considère qu’il est primordial d’assurer la protection des renseignements personnels de nos conseillers, nos fournisseurs d’assurance, nos clients et employés.

Dans le but de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels qui lui sont communiqués, Cabinet de Services Financiers Roger Leduc Inc. a adopté la présente politique afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels, dont l’application a été confiée au service de la conformité de Cabinet de Services Financiers Roger Leduc Inc. qui veille à ce que les dispositions de cette politique soient strictement respectées.

Le droit à la protection de votre vie privée

Différentes dispositions législatives consacrent et garantissent votre droit à la protection de votre vie privée. Il s’agit là d’un droit fort important et Cabinet de Services Financiers Roger Leduc Inc. ainsi que ses filiales ont adopté les mesures nécessaires pour en assurer le respect.

Afin de fournir aux conseillers et à leurs clients un accès aux produits et services d’assurance, nous collectons certaines informations personnelles, hautement confidentielles, généralement au nom de nos fournisseurs d’assurances.

Étant ainsi dépositaire de votre confiance et sachant l’importance que vous accordez à la protection de votre vie privée, notre politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’assurer la protection de ces informations et de se garantir que l’usage qui en est fait respecte non seulement vos droits, mais également les normes d’éthique et d’intégrité les plus strictes.

Qui est lié par cette Politique ?

Cette politique s’applique à nos employés et à tout tiers fournisseurs de services ou représentant avec qui nous concluons un contrat.

Si certains renseignements personnels doivent être confiés à des tiers pour des fins de traitement, Cabinet de Services Financiers Roger Leduc Inc. s’assure qu’ils continuent de bénéficier de toute la protection requise; ces tiers étant dès lors liés par notre politique.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

En premier lieu, tout renseignement permettant de vous identifier constitue, de toute évidence, un renseignement personnel. À ce titre, votre nom, votre date de naissance, votre adresse, votre numéro d’assurance maladie et votre numéro d’assurance sociale sont des renseignements personnels protégés. Cette protection n’est cependant pas limitée à ces renseignements, mais s’étend également à d’autres informations qui nous sont communiquées, notamment les renseignements financiers et médicaux qui vous concernent, les renseignements concernant les membres de votre famille ou même le numéro de votre certificat d’assurance.

À quelles fins ces renseignements personnels sont-ils recueillis ?

Nous agissons en tant qu’intermédiaire entre les conseillers en assurance (y compris les agents généraux associés) et les compagnies d’assurance avec lesquelles ils font affaire, en fournissant divers services administratifs conformément à nos ententes signées avec eux.

Les assureurs nous demandent d’obtenir, d’utiliser et de conserver certains renseignements personnels essentiels sur les conseillers afin de déterminer leur aptitude initiale et continue à agir en tant que conseiller, d’obtenir des contrats pour qu’ils distribuent les produits d’assurances et afin de les rémunérer. Ces informations comprennent les antécédents financiers et professionnels, ainsi que les informations disciplinaires, juridiques et réglementaires.

Nous obtenons des informations sur les clients des assureurs auprès des conseillers afin de fournir des services et un accès aux produits des assureurs. Nos politiques doivent respecter les normes établies par les assureurs dans leurs propres politiques de confidentialité. Les informations personnelles que les conseillers collectent auprès des clients et qui nous sont transmises afin de les soumettre aux assureurs sont des informations essentielles que nous utilisons pour fournir des services administratifs aux assureurs, qui à leur tour ont besoin de ces mêmes informations pour fournir les services et les produits que les clients ont demandés. Ces informations sont utilisées pour déterminer le risque d’assurance, évaluer l’admissibilité aux produits, administrer ces produits une fois achetés et satisfaire à certaines exigences réglementaires. Cela peut inclure des informations sur la santé, les informations financières, des informations sur les antécédents et des informations sur le travail et les activités.

Nous conservons certaines de ces informations afin d’être en mesure d’administrer les affaires, de fournir un service continu aux conseillers et aux assureurs et lorsque nous sommes tenus de le faire par la Loi (i.e. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »).

Comment nous limitons la collecte ?

Nous collectons uniquement les informations dont nous avons besoin pour remplir nos contrats avec les conseillers et les assureurs et pour respecter nos obligations réglementaires. Nous n’utiliserons que des moyens justes et légaux pour collecter ces informations. Nous comptons

sur les assureurs et les conseillers pour obtenir un consentement valide pour partager des informations avec nous.

Comment nous collectons les informations des clients ?

Dans la mesure du possible, nous collectons les informations des clients directement auprès du conseiller en tant que leur représentant autorisé. Les informations peuvent être obtenues auprès des agences gouvernementales, d’autres assureurs et institutions financières. Nous pouvons collecter toutes les informations de santé requises sur les clients auprès du conseiller ou directement auprès du client. Les prestataires de services tiers et autres représentants autorisés peuvent également collecter ces informations en notre nom.

Nous recueillerons les renseignements personnels du conseiller directement auprès du conseiller, d’autres assureurs et organismes d’assurance, des agences de crédits, des organismes gouvernementaux et des employeurs actuels et passés.

Comment s’obtient le consentement ?

Nous ne collecterons des informations qu’avec un consentement valide, explicite ou implicite. Le consentement du client que les assureurs reçoivent comprend généralement le consentement à nous fournir des informations personnelles, ce qui nous permet de remplir nos obligations contractuelles envers l’assureur. Nous opérons également avec le consentement du client que les conseillers reçoivent afin de soutenir leurs activités de vente. Nous pouvons compter sur le consentement implicite du client lorsqu’un conseiller reçoit le consentement d’un client pour collecter des informations personnelles dans le cadre d’un achat ou d’un changement de police et lorsque nous traitons les informations client demandées par un assureur et collectées par un conseiller.

Nous recevons le consentement exprès du conseiller pour obtenir ses informations personnelles au cours de la pré-sélection et de lors de la signature des contrats.

Lorsqu’un conseiller ou un client demande ou utilise l’un des produits ou services que nous mettons à sa disposition, nous transférons toutes les informations nécessaires par consentement implicite. Si nous recevons un avis d’un assureur qu’un conseiller ou un client a retiré son consentement à l’utilisation et à la conservation continues de renseignements personnels, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour respecter la Loi. Cela peut

nécessiter la fin de notre relation avec le conseiller. Nous agirons conformément aux instructions que nous recevrons de l’assureur concernant le statut du client.

Comment nous limitons l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels ?

Nous utiliserons et divulguerons des informations personnelles pour remplir nos obligations contractuelles, pour vous fournir des informations lorsque la Loi nous y oblige.

Nous pouvons divulguer ces informations personnelles à nos employés ou prestataires de services afin qu’ils puissent exercer leurs fonctions, aux assureurs et à toute personne ou organisation à laquelle le consentement a été donné et lorsque la Loi l’autorise. Lorsque des informations personnelles sont fournies à des prestataires de services, nous leur demandons de protéger ces informations conformément à nos politiques et pratiques.

Nous pouvons également utiliser des informations personnelles pour offrir des produits et services qui, selon nous, intéresseront les conseillers ou les clients, mais nous ne donnerons ni ne vendrons jamais d’informations personnelles à des tiers à des fins de marketing.

De plus, nous veillons à la protection des renseignements personnels qui nous sont communiqués en nous assurant que seules les personnes dûment habilitées dans le cadre de leur travail puissent y avoir accès. Nous voyons à ce que ces personnes reçoivent toute la formation nécessaire au traitement de ces renseignements, et qu’elles adhèrent pleinement à notre politique.

Notre responsabilité à cet égard s’étend également à la protection de nos systèmes informatiques contre tout accès ou utilisation non autorisé en veillant à ce que des mesures de sécurité les plus strictes soient en place dont, entre autres, des protocoles d’accès et des mesures technologiques.

De plus, nous utiliserons des protections pour empêcher l’accès non autorisé aux informations personnelles pendant le processus de destruction.

Combien de temps conservons nous les renseignements personnels ?

Nous conserverons les informations personnelles dans nos dossiers aussi longtemps qu’elles seront nécessaires aux fins identifiées, ou comme légalement requise et autorisées.

Comment s’assurer que les renseignements personnels sont exacts et comment y avoir accès ?

Il est de la responsabilité du conseiller de garder aussi exacte que possible et à jour, ses propres informations personnelles et les informations sur ses clients. L’assureur et le conseiller sont responsables de nous fournir des avis de changements qu’ils reçoivent directement. Une

personne peut contester l’exhaustivité et l’exactitude de ses informations personnelles que nous détenons. Nous apporterons toutes les corrections nécessaires aux informations sur un conseiller qui s’avèrent incomplètes ou inexactes et nous informerons tout tiers, y compris les assureurs, si nous faisons de telles corrections.

Les clients peuvent accéder à leurs informations personnelles que nous détenons en faisant une demande d’accès au conseiller et/ou à l’assureur au nom duquel nous détenons les informations.

Dans les situations où un client demande des corrections aux informations que nous détenons, nous agirons selon les instructions de l’assureur ou des assureurs dont les produits sont détenus et/ou du conseiller qui est votre représentant autorisé, en fonction des corrections requises. Tout désaccord ou divergence concernant l’exactitude sera documentée.

Pour ce faire, une demande de corrections écrite, datée et signée devra nous être transmise et être accompagnée des pièces justificatives, s’il en est. Votre demande de correction sera étudiée dans les meilleurs délais, et vous serez rapidement informé des mesures qui auront été prises à la suite de son traitement.

Contactez-nous

Pour toute demande d’information concernant notre gestion des renseignements personnels, pour une demande de consultation de dossier ou pour tout autre renseignement concernant notre Politique sur la protection des renseignements personnels, veuillez transmettre vos demandes écrites à l’adresse suivante. Veuillez noter qu’une plainte doit être adressée par écrit. Nous ne répondrons pas aux plaintes adressées par courriel.

Chef de la conformité Roger Leduc :
76 rue de La Reine Saint-Ferréol-les-Neiges
G0A 3R0

Communiquez avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada

Le commissaire encourage les particuliers à tenter d’abord de discuter avec l’organisation. Les heures de services sont de 8h30 à 16h30.

Sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : (613) 947-6850
ATS : (613) 992-9190